Que un proveedor te envíe un certificado ISO no significa necesariamente que siga siendo válido.
Puede haber caducado. Puede haber sido suspendido. Puede haber cambiado su alcance. O puede que la certificación no cubra exactamente el centro, proceso o actividad para la que estás contratando al proveedor.
Y si tu empresa trabaja con proveedores homologados, clientes exigentes o sistemas como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IATF 16949 o EN 9100, comprobarlo no debería quedarse en guardar un PDF en una carpeta.
El certificado está ahí. Pero ¿sigue siendo válido?
En muchas organizaciones, la homologación de proveedores incluye solicitar sus certificados ISO y archivarlos.
El problema aparece después.
Los certificados tienen fechas de vigencia y su situación puede cambiar. Una certificación puede ser suspendida, retirada o modificada sin que necesariamente recibamos una nueva copia del documento en ese momento.
Por eso conviene incorporar una comprobación periódica dentro del seguimiento de proveedores.
Una de las herramientas disponibles para hacerlo es IAF CertSearch, una plataforma internacional que permite consultar certificaciones acreditadas y comprobar información como su estado, alcance, empresa certificada y organismo certificador. La plataforma dispone actualmente de verificaciones gratuitas además de servicios de seguimiento y consulta para organizaciones con mayores necesidades.
Consultar certificados en IAF CertSearch
No compruebes solo la fecha de caducidad
Aquí está la parte importante.
Cuando verificamos la certificación de un proveedor, no deberíamos limitarnos a comprobar si aparece una fecha en vigor.
Conviene revisar:
- Empresa certificada: que la razón social corresponda realmente al proveedor con el que trabajamos.
- Norma: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 u otra certificación requerida.
- Estado del certificado: comprobar que continúa activo y no está suspendido, retirado o caducado.
- Alcance: confirmar que incluye la actividad, proceso o producto que nos suministra.
- Centro certificado: una empresa puede disponer de varios centros y no todos tienen por qué estar incluidos en la misma certificación.
- Organismo certificador y acreditación: verificar quién ha emitido el certificado y bajo qué acreditación.
IAF CertSearch permite consultar precisamente datos como el estado, alcance, organismo certificador y organismo de acreditación asociados al certificado.
Porque tener ISO 9001 no significa estar certificado para todo
Este es uno de los errores que encontramos con más frecuencia cuando se revisa documentación de proveedores.
Una empresa puede estar certificada en ISO 9001 y, sin embargo, el alcance de su certificado no incluir la actividad concreta que nos interesa.
Por ejemplo, no es lo mismo que un certificado incluya fabricación que únicamente comercialización. Tampoco es lo mismo que cubra una planta industrial concreta que otro centro perteneciente a la misma organización.
Por eso, desde un punto de vista de gestión, la pregunta correcta no es únicamente:
“¿Tiene certificado ISO?”
Sino:
“¿Este certificado vigente cubre realmente aquello para lo que estoy homologando a este proveedor?”
Ahí cambia completamente la calidad de la evaluación.
¿Y si el certificado no aparece?
Que no encontremos inmediatamente un certificado en una base de datos no debería llevarnos automáticamente a concluir que es falso.
Lo adecuado es contrastar la información.
Podemos solicitar al proveedor datos adicionales, comprobar el número exacto del certificado y consultar directamente al organismo certificador o, cuando corresponda, al organismo de acreditación.
La propia documentación internacional sobre certificación acreditada recomienda acudir al organismo certificador indicado en el certificado cuando sea necesario confirmar su validez.
A veces comprobar el certificado no es suficiente
Un certificado válido aporta información importante, pero no sustituye siempre al conocimiento real del proveedor.
Cuando el suministro es crítico, existen requisitos específicos de cliente o el desempeño del proveedor genera dudas, puede ser necesario ir más allá mediante una auditoría a proveedor.
En GEORKA realizamos este tipo de actuaciones dentro de nuestro trabajo con empresas de diferentes sectores, entre ellos el industrial, analizando cómo se gestionan realmente los procesos y no únicamente qué documentación existe.
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Un control sencillo que puede evitar muchos problemas
Comprobar periódicamente los certificados de nuestros proveedores requiere poco tiempo y puede evitar situaciones incómodas posteriormente: durante una auditoría, ante una reclamación de cliente o cuando necesitamos demostrar que nuestros criterios de homologación se están aplicando realmente.
No se trata de acumular certificados.
Se trata de saber qué exigimos a nuestros proveedores, por qué se lo exigimos y comprobar que ese requisito continúa cumpliéndose.
Eso sí es gestionar proveedores.
¿Necesitas revisar tu sistema de evaluación y homologación de proveedores?
En GEORKA podemos ayudarte a revisar tus criterios de homologación, auditorías a proveedores y controles asociados a ISO 9001 y otros sistemas de gestión para que sean útiles, proporcionados al riesgo y adaptados a la realidad de tu empresa.
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Nuestros clientes han comprobado que nuestro enfoque de servicio va mucho más allá del logro de la certificación ISO 14001, facilitando y promoviendo la incorporación de la temática ambiental en la planificación y mejora de los procesos de negocio.